Tentoraz sa venujeme účtovným firmám, ktoré spracúvajú účtovníctvo pre iných podnikateľov. Nadväzujeme na článok Ako bude fungovať e-faktúra v programoch TP SOFT, ktorý bol určený firmám s vlastným účtovníctvom.
Spôsob spolupráce sa môže pri každom klientovi líšiť. Niekto vystavuje faktúry vo vlastnom programe, niekto ich necháva na účtovnú firmu a ďalší zatiaľ nepoužíva žiadny fakturačný softvér. Pripravili sme preto päť najčastejších situácií a návrhy, ako v nich nastaviť spracovanie e-faktúr čo najjednoduchšie.
V texte používame tieto označenia:
- Podnikateľ – klient účtovnej firmy.
- Účtovná firma – firma, ktorá vedie jeho účtovníctvo.
- JÚ/PÚ – programy Jednoduché a Podvojné účtovníctvo od TP SOFT.
Nájdite si scenár, ktorý najlepšie zodpovedá vašej spolupráci s klientom:
- Podnikateľ nepoužíva fakturačný program
- Podnikateľ používa iný fakturačný program
- Faktúry vystavuje účtovná firma
- Podnikateľ nie je platiteľom DPH
- Podnikateľ používa iného digitálneho poštára
1. Podnikateľ nepoužíva fakturačný program
Účtovná firma používa JÚ alebo PÚ od TP SOFT
Ak si podnikateľ zvolí digitálneho poštára TP SOFT, získa prístup do webovej aplikácie, v ktorej môže:
- vystavovať e-faktúry pre podnikateľské subjekty,
- vystavovať bežné faktúry pre fyzické osoby a posielať ich e-mailom,
- odosielať e-faktúry cez digitálneho poštára TP SOFT,
- sledovať stav ich doručenia,
- prijímať e-faktúry od svojich dodávateľov.
Digitálny poštár odošle vystavené aj prijaté e-faktúry priamo do JÚ/PÚ účtovnej firmy. Tá ich dostane do programu, v ktorom zabezpečí ich kontrolu a správne zaúčtovanie.
Hlavná výhoda: podnikateľ získa jednoduchý nástroj na fakturáciu a účtovná firma dostáva doklady automaticky – bez posielania príloh a ručného prepisovania.
2. Podnikateľ používa iný fakturačný program
Účtovná firma používa JÚ alebo PÚ od TP SOFT
Ak chce podnikateľ naďalej vystavovať faktúry vo svojom súčasnom programe alebo online nástroji, môže:
- vytvoriť faktúru vo svojom programe,
- exportovať ju vo formáte XML (ak to jeho program umožňuje),
- nahrať XML súbor do webovej aplikácie digitálneho poštára TP SOFT,
- odoslať faktúru a sledovať stav jej doručenia.
V rovnakej webovej aplikácii bude prijímať aj e-faktúry od svojich dodávateľov. Digitálny poštár následne odošle vystavené aj prijaté e-faktúry priamo do JÚ/PÚ účtovnej firmy.
Hlavná výhoda: podnikateľ môže zostať pri svojom fakturačnom nástroji a účtovná firma napriek tomu získa e-faktúry automaticky do účtovníctva.
Odporúčame tiež zvážiť nový online fakturačný nástroj TP SOFT. Bude prepojený s digitálnym poštárom, ktorý bude následne prepojený s účtovníctvom – čím menej medzičlánkov, tým menšia šanca stratených dokladov.
3. Faktúry vystavuje účtovná firma
Podnikateľ delegoval vystavovanie faktúr na účtovnú firmu, ktorá používa JÚ alebo PÚ od TP SOFT
Najefektívnejším riešením je vystaviť faktúru priamo v JÚ/PÚ – jej odoslanie cez digitálneho poštára TP SOFT je integrované priamo do účtovného programu.
Ak bude odosielanie riadiť účtovná firma, podnikateľ môže vo webovej aplikácii digitálneho poštára cez svoj účet:
- sledovať doručenie svojich vystavených faktúr,
- prijímať faktúry od dodávateľov,
- prezerať a podľa potreby vytlačiť doklady na úhradu.
Účtovná firma zároveň dostáva tieto doklady priamo do JÚ/PÚ.
Hlavná výhoda: podnikateľ aj účtovná firma pracujú s rovnakými údajmi – podnikateľ ich vidí vo webovej aplikácii a účtovná firma priamo vo svojom účtovnom programe. Samostatne bude potrebné vyriešiť už iba odovzdávanie dokladov, ktoré nie sú e-faktúrami.
4. Podnikateľ nie je platiteľom DPH
Účtovná firma spracúva jeho agendu v JÚ alebo PÚ od TP SOFT
Keďže podnikateľ v tomto scenári nemá povinnosť vystavovať e-faktúry, dôležité je najmä ich pohodlné prijímanie. Ak bude používať digitálneho poštára TP SOFT:
- prijaté e-faktúry uvidí vo webovej aplikácii,
- účtovná firma ich dostane priamo do JÚ/PÚ,
- doklady spracuje a zaúčtuje na niekoľko kliknutí.
Hlavná výhoda: podnikateľ a jeho účtovná firma môžu odstrániť ručné prepisovanie prijatých dokladov pri transakciách, ktoré sú predmetom e-fakturácie.
5. Podnikateľ používa iného digitálneho poštára
Účtovná firma spracúva jeho agendu v JÚ alebo PÚ od TP SOFT
Najskôr odporúčame overiť, či digitálny poštár podnikateľa umožňuje exportovať vystavené a prijaté faktúry vo formáte XML. Účtovná firma môže tieto súbory spracovať v JÚ/PÚ TP SOFT – uložením do príslušných priečinkov a načítaním do programu. Aj pri tomto modeli je teda vysoká pravdepodobnosť, že odpadne manuálne prepisovanie faktúr.
Rozdiel je v dostupnosti informácií o doručovaní. Účtovná firma nebude mať priamo v JÚ/PÚ informáciu, či bola e-faktúra úspešne doručená, či pri jej spracovaní nastala chyba a či bolo odoslané hlásenie Finančnej správe. Túto časť agendy musí sledovať podnikateľ, prípadne môže účtovnej firme umožniť prístup do portálu svojho digitálneho poštára.
Hlavná výhoda: XML súbory môžu výrazne obmedziť manuálne prepisovanie aj bez priameho prepojenia s digitálnym poštárom TP SOFT.
Čo je dobré vedieť pri nastavovaní spolupráce
Viac používateľov na jedno DIČ podnikateľa
Digitálny poštár TP SOFT umožňuje vytvoriť viac používateľských účtov pre jednu firmu. Podnikateľ tak môže do svojho účtu pozvať aj účtovnú firmu a sprístupniť jej prehľad transakcií – môže povoliť priame spracovanie alebo iba prístup na čítanie.
Môžete používať viacerých digitálnych poštárov
Podnikateľ môže využívať viacerých digitálnych poštárov na odosielanie faktúr. Na ich prijímanie však musí mať určeného iba jedného. Ďalšou možnou kombináciou je používať jedného poštára na odosielanie a iného na prijímanie faktúr – nie je to typické nastavenie, ale pri veľmi špecifických situáciách ho možno zvážiť.
Zmluvu uzatvára podnikateľ
Zmluvný vzťah s digitálnym poštárom musí uzatvoriť podnikateľ. Účtovná firma mu môže poštára odporučiť a pomôcť s nastavením prepojenia, nemôže však zmluvu uzatvoriť za svojich klientov. Podrobný návod, ako si vybrať poštára, prinesieme v ďalšom článku.
Zvýhodnené podmienky
Služby digitálneho poštára TP SOFT budú cenovo zvýhodnené pre firmy, ktoré používajú softvér TP SOFT. Platí to aj vtedy, keď účtovníctvo podnikateľa spracúva v programoch TP SOFT externá účtovná firma. Úplný cenník zverejníme v polovici septembra; počas roka 2026 budú služby digitálneho poštára TP SOFT bezplatné, aby ste si ich mohli vyskúšať a pomohli nám doladiť ich k vzájomnej spokojnosti.
Jednoduchšia archivácia
Pri plnom prepojení JÚ/PÚ s digitálnym poštárom TP SOFT bude archivácia e-faktúr súčasťou bežnej archivácie programu. Doklady budú zároveň uložené v samostatnom priečinku vo formáte potrebnom na daňovú kontrolu – účtovná firma tak bude môcť jednoducho poskytnúť podnikateľovi archivované e-faktúry oddelene od archivácie dát účtovného programu.
Digitálneho poštára môžete zmeniť
Digitálneho poštára môžete zmeniť – ukončíte s ním zmluvu (podľa zmluvných podmienok) a poštár má zákonnú povinnosť do 3 dní od ukončenia zmluvy poskytnúť vám migračný kľúč pre nového poštára. Proces je nastavený tak, aby pri zmene nedošlo k strate pripojenia do Peppol adresára v období presunu.
Nenašli ste svoju formu spolupráce?
Vieme, že foriem spolupráce medzi podnikateľmi a účtovnými firmami je viac než päť vybraných scenárov. Ak máte špecifickú formu spolupráce, ktorú neviete zaradiť, radi ju s vami prediskutujeme a budeme spolu hľadať efektívny spôsob riešenia. Napíšte nám alebo zavolajte na našu zákaznícku linku.