Návod pre klientov a účtovné firmy · Správa

Ako účtovná firma získa prístup do konta klienta

Prístup nedostáva účtovná firma ako celok, ale každá jej osoba zvlášť. Klient pozve konkrétnu účtovníčku, tá pozvánku prijme a potom pracuje v jeho konte s rolou, ktorú jej klient určil.

Trvá asi 2 minúty Jedna pozvánka = jedna osoba Jedno prihlásenie na všetkých klientov

Ako to prebieha

Klient pošle pozvánku na e-mail účtovníčky a vyberie jej rolu. Postup pre klienta
Účtovníčka pozvánku prijme. Prístup vznikne až vtedy. Postup pre účtovnú firmu
Potom sa účtovníčka prihlasuje svojím kontom a medzi klientmi len prepína.

Kto môže pozývať

Pozýva administrátor organizácie, ktorý je jej vlastníkom. Vlastník nie je samostatná rola, je to spravidla administrátor uvedený v objednávke. Ak máte administrátorov viac, položku Externý prístup vidí iba on. Ak vlastníka treba zmeniť, obráťte sa na podporu. Účtovná firma si prístup do konta klienta sama vyžiadať ani nastaviť nemôže.

Na čo tento návod nie je

Kolega z Vašej firmy sa stáva členom organizácie. Pozývate ho cez Nastavenia › Používatelia, má na to samostatný návod.
Posielanie faktúr za klienta cez API vyžaduje splnomocnenie. Udeľovanie splnomocnení zatiaľ nie je zapnuté. Tento návod sa týka prístupu ľudí do portálu.

Časť 1Postup pre klienta

Otvorte Nastavenia › Externý prístup

Kliknite na svoje iniciály vpravo hore a vyberte Nastavenia. V menu nastavení, v časti Organizácia, kliknite na poslednú položku Externý prístup.

Menu pod iniciálami s položkou Nastavenia a menu nastavení s položkou Externý prístup — 1Vaše iniciály · 2Nastavenia · 3Externý prístup v časti Organizácia.

Kliknite na Pozvať osobu

V zozname vidíte všetky osoby, ktoré ste pozvali, ich rolu, stav a dátum, odkedy prístup platí. Tlačidlo je vpravo hore.

Stránka Externý prístup so zoznamom osôb a tlačidlom Pozvať osobu — 1Zoznam osôb s externým prístupom · 2Tlačidlo Pozvať osobu.

Vyplňte e-mail, meno a rolu

Pozývate vždy jednu osobu. Ak Vám pracuje viac ľudí z účtovnej firmy, pošlite každému samostatnú pozvánku.

Prázdne okno Pozvať externú osobu s poľami E-mail, Meno a Rola — 1E-mail · 2Meno (nepovinné) · 3Rola.

Pole	Čo doň zadať
E-mail	Povinné. Adresa účtovníčky. Ak už má v portáli konto, zadajte presne adresu, ktorou sa prihlasuje. Ak konto ešte nemá, zadajte adresu, ktorou sa chce prihlasovať. Spýtajte sa jej na ňu.
Meno	Nepovinné.
Rola	Povinné. Určuje, čo osoba vo Vašej organizácii uvidí a čo smie robiť.

Akú rolu vybrať

Účtovníčke zvyčajne stačí Účtovník. Rolu Administrátor dávajte len vtedy, ak má naozaj spravovať nastavenia organizácie.

Rola	Čo môže
Účtovník	Odosiela faktúry a číta prijaté.
Fakturant	Odosiela faktúry. Prijaté faktúry nevidí.
Len na čítanie	Číta doklady a ich stavy, nič nemení.
Technik / integrácia	Spravuje prepojenia. Obsah faktúr nevidí.
Administrátor	Spravuje organizáciu, s výnimkami v časti Čo externá osoba nikdy nesmie.

Kliknite na Poslať pozvánku

Vyplnené okno pozvánky s ukážkovou adresou, menom a rolou Účtovník — 1Vybraná rola Účtovník · 2Poslať pozvánku.

Portál potvrdí „Pozvánka bola odoslaná.“ a osoba sa objaví v zozname so stavom Pozvaný. Kým pozvánku neprijme, namiesto mena vidíte e-mail, ktorý ste zadali. Po prijatí sa stav zmení na Aktívny a zobrazí sa jej meno.

Zoznam s novou pozvánkou v stave Pozvaný a potvrdenie o odoslaní — 1Stav Pozvaný · 2Potvrdenie o odoslaní. Ostatné riadky ukazujú prístupy v iných stavoch.

Dajte účtovníčke vedieť

Ak už má v portáli konto, e-mail nedostane. Pozvánku uvidí až po prihlásení, preto jej povedzte, že ste ju pozvali.
Ak konto ešte nemá, pozývate ju rovnako a konto jej vznikne touto pozvánkou. Dostane e-mail s aktivačným odkazom, ktorý platí 60 minút. Pozvánku preto pošlite vtedy, keď ju môže hneď otvoriť. Ďalší postup má v Časti 2, kroku 1.

Ak aktivačný odkaz vyprší, novú pozvánku na tú istú adresu neposielajte, e-mail by už neodišiel. Účtovníčka si konto aktivuje sama cez Zabudli ste heslo?, postup má v Časti 2, kroku 1.

Ak pozvánka neprejde, okno zostane otvorené a ukáže dôvod:

Táto osoba už má k organizácii pozvánku alebo prístupOsobu ste už pozvali. Nájdete ju v zozname; ak potrebuje inú rolu, zmeňte ju tam.

Táto osoba je už členom vašej organizácieExterný prístup nepotrebuje, do portálu už vstupuje ako Váš kolega.

Túto osobu nie je možné pozvaťPortál pozvanie tejto osoby neumožňuje. Obráťte sa na podporu.

Zvolenú rolu nie je možné priradiťZatvorte okno, otvorte ho znova a vyberte inú rolu.

Časť 2Postup pre účtovnú firmu

Prihláste sa alebo si aktivujte konto

Konto už máte

Prihláste sa ako vždy na efaktura.tpsoft.sk. E-mail s pozvánkou Vám nepríde. Pokračujte krokom 2.

Konto ešte nemáte

Vaša kancelária nemusí mať v portáli vlastnú firmu ani balík. Vznikne Vám osobné konto a tým istým kontom sa dostanete ku každému klientovi, ktorý Vás pozve.

Otvorte e-mail s predmetom „Pozvánka do portálu PEPPOL Access Pointu“ a kliknite na Nastaviť heslo. Názov klienta v e-maile nie je, uvidíte ho až v portáli.
Na stránke Potvrďte odkaz z e-mailu kliknite na Pokračovať.

1

1Pokračovať.
Zvoľte si heslo s aspoň 12 znakmi, zopakujte ho a kliknite na Pokračovať: dvojfaktorové overenie.

12

1Heslo a jeho potvrdenie · 2Pokračovať.
Na stránke Heslo je nastavené kliknite na Nastaviť dvojfaktorové overenie a prihláste sa svojím e-mailom a novým heslom.
Vyberte, ako budete dostávať overovací kód, a nastavte ho podľa pokynov na obrazovke. Overenie je povinné pre každého a bez neho sa konto neaktivuje. Nakoniec kliknite na Dokončiť aktiváciu.

12

1Autentifikačná aplikácia v telefóne (odporúčané) · 2Kód e-mailom, ak nemáte smartfón.
Portál Vás privedie na obrazovku Vyberte firmu. Pokračujte krokom 2.

Odkaz platí 60 minút

Odkaz sa dá použiť iba raz. Ak e-mail nevidíte, pozrite sa do priečinka nevyžiadanej pošty.

Ak odkaz vypršal: na stránke efaktura.tpsoft.sk kliknite na Zabudli ste heslo? a zadajte adresu, na ktorú prišla pozvánka. Príde Vám e-mail s odkazom na nastavenie hesla, ktorý tiež platí 60 minút. Nastavte si heslo, prihláste sa ním a pokračujte nastavením overenia, teda bodom 5.

Nájdite pozvánku

Na obrazovke Vyberte firmu je pozvánka v časti Pozvánky spolu s rolou, ktorú Vám klient určil. Prístup vznikne až po Vašom prijatí.

Obrazovka Vyberte firmu s časťou Pozvánky a firmou SCARABEO — 1Časť Pozvánky · 2Názov firmy, ktorá Vás pozvala. Na snímke je nové konto, ak už máte iné firmy, vidíte ich pod pozvánkami.

Ak Vás portál pustí rovno do Vašej firmy, otvorte prepínač organizácie hore v ľavom paneli a kliknite na Pozvánky.

Prijmite pozvánku

Kliknite na názov firmy. Portál ukáže firmu a rolu. Skontrolujte, že pozvánku očakávate, a kliknite na Prijať pozvánku. Ak ste ju nečakali, zvoľte Odmietnuť.

Okno Prijať pozvánku s firmou, rolou a dátumom pozvánky — 1Firma a Vaša rola · 2Prijať pozvánku.

Portál potvrdí „Pozvánka bola prijatá.“ a firma sa objaví v zozname v skupine Klienti. Kliknutím na ňu do nej vstúpite a uvidíte jej prehľad.

Prepínajte medzi klientmi

Vždy pracujete v jednej firme a jej názov vidíte hore v ľavom paneli. Kliknite naň a vyberte inú firmu. Hľadať môžete podľa názvu, IČO alebo DIČ. Kým máte prístup iba do jednej firmy, prepínač sa nezobrazuje.

Otvorený prepínač organizácie so skupinami Moja kancelária a Klienti — 1Vaši klienti · 2Prehľad všetkých klientov.

Skontrolujte aktívnu firmu

Pred nahratím faktúry sa pozrite, v ktorej firme ste. Prepnutie platí pre všetky otvorené karty prehliadača, nielen pre tú, v ktorej ste prepli.

Sledujte všetkých klientov na jednom mieste

V prepínači kliknite na Prehľad všetkých klientov. Pri každej firme vidíte svoju rolu a počet dokladov, ktoré vyžadujú pozornosť alebo čakajú na hlásenie. Obsah dokladov uvidíte až po prepnutí na firmu.

Prehľad všetkých klientov s IČO, DIČ, rolou a počtami dokladov — 1Klienti a Vaša rola · 2Počty dokladov (na snímke rozmazané) · 3Menu s prepnutím na firmu a s odkazmi na odoslané a prijaté faktúry.

Čo externá osoba nikdy nesmie

Bez ohľadu na rolu, teda ani s rolou Administrátor, nemôže v organizácii klienta:

pozývať ďalších ľudí ani meniť ich roly,
vytvárať integračné kľúče,
udeľovať splnomocnenia.

Ak do firmy klienta potrebuje vstúpiť Váš ďalší kolega, musí mu pozvánku poslať klient.

Správa a ukončenie prístupu

Klient

V zozname na stránke Nastavenia › Externý prístup otvorte menu … v riadku osoby:

Menu akcií s položkami Zmeniť rolu, Aktivita a Odvolať prístup — 1Menu akcií pri osobe s aktívnym prístupom.

Zmeniť rolu…Nová rola platí od nasledujúcej akcie osoby. Funguje aj pri pozvánke, ktorú osoba ešte neprijala.

AktivitaAkcie, ktoré osoba urobila vo Vašej organizácii, z Vášho auditného záznamu.

Odvolať prístup…Prístup sa skončí okamžite. Akcie, ktoré osoba dovtedy urobila, ostávajú v audite.

Zrušiť pozvánku…Pri pozvánke, ktorú osoba ešte neprijala. Prístup nevznikne.

Prístup patrí osobe, nie účtovnej firme. Ak Vám účtovníčku v kancelárii vystrieda kolegyňa, pošlite novej osobe pozvánku a tej pôvodnej prístup odvolajte.

Účtovná firma

Svoje prístupy vidíte v Nastavenia › Môj externý prístup. Ak už pre klienta nepracujete, v menu … zvoľte Zrieknuť sa prístupu…. Prístup stratíte okamžite a Vaše úkony ostanú v audite klienta.

Stránka Môj externý prístup s firmami a položkou Zrieknuť sa prístupu — 1Prístup k firme, jeho stav a dátum · 2Zrieknuť sa prístupu.

Ukončené prístupy ostávajú v zozname klienta so stavom Odvolaný, Odmietnutý alebo Zrieknutý. Ukončený prístup sa nedá obnoviť. Ak ho osoba znova potrebuje, klient jej pošle novú pozvánku.

Potrebujete pomôcť?

Napíšte na postar@tpsoft.sk alebo volajte 048/415 51 40. Chýba Vám v návode nejaká situácia? Dajte nám vedieť, doplníme ju.

Ceny nájdete v cenníku e-faktúry, odpovede na bežné otázky v častých otázkach k e-faktúre. Ak s e-faktúrou začínate, prejdite si Úvod do e-faktúry.

← Všetky návody: Fungujeme s e-faktúrou