Vystavenie a odoslanie e-faktúry v Podvojnom účtovníctve

1. Vystavenie faktúry

Návod platí pre Podvojné účtovníctvo TP SOFT, verzia 4.0. Vystavenie faktúry je rovnaké ako doteraz, nové sú funkcie pre e-faktúru.

V module Vyšlé faktúry kliknite na ikonu Nová faktúra (predfaktúra) (klávesová skratka Ctrl+F).

Faktúru vyplňte ako doteraz: predkontácia, dátumy, odberateľ a položky.

Nové: výber režimu pri sadzbe DPH 0 %

Ak má položka sadzbu DPH 0 %, treba pri nej určiť, prečo sa DPH neuplatňuje. Na to slúži nové rozbaľovacie menu Režim 0 % pod riadkom položky. Pri sadzbách 23 %, 19 % a 5 % je menu neaktívne.

1. Zadajte položku: označenie dodávky, M.J., cenu, do stĺpca DPH zadajte 0 a vyplňte množstvo.
2. Kliknite na šípku v poli Režim 0 % a vyberte režim.

   

3. Položku potvrďte tlačidlom OK.

Kód režimu sa prenesie do e-faktúry ako kategória DPH. Bez neho XML nesplní požiadavky normy EN 16931, preto režim vyberte pri každej položke s 0 % DPH.

Uloženie faktúry

Hotovú faktúru uložte tlačidlom Tlačiť a potvrďte číslo faktúry. V okne Smerovanie výstupu faktúru vytlačíte alebo okno zavriete tlačidlom Koniec. Faktúra sa potom zobrazí v zozname vyšlých faktúr.

2. Vytvorenie XML e-faktúry

1. V zozname vyšlých faktúr označte faktúru.
2. Kliknite na tlačidlo Vytvor XML eFaktúru. Kým XML nie je vytvorené, tlačidlá Odoslať, Vizualizácia a História stavov sú neaktívne (sivé).

   

3. Program sa spýta, či chcete do XML priložiť prílohy: Pokračovať bez prílohy (e-faktúra sa vytvorí bez príloh) alebo Pridať prílohy (otvorí sa okno Prílohy k Peppol faktúre).

   

Ak ste vystavili faktúru, ktorá nie je predmetom e-fakturácie (faktúra pre spotrebiteľa, teda fyzickú osobu nepodnikateľa bez DIČ, zahraničnému odberateľovi alebo zálohová faktúra), tlačidlo Vytvor XML eFaktúru ostane neaktívne a program XML súbor nevytvorí.

Prílohy

V okne Prílohy k Peppol faktúre tlačidlom Pridať vyberiete súbor, napr. PDF faktúry alebo dodací list. Sieť Peppol podporuje prílohy vo formátoch PDF, XLS, ODS, PNG a JPG. Limity:

• jedna príloha najviac 10 MB,
• celý XML súbor faktúry vrátane príloh najviac 20 MB (prílohy by mali mať spolu do 15 MB, aby sa do limitu zmestili aj samotné údaje e-faktúry).

Ku každej prílohe môžete doplniť popis. Tlačidlom Odobrať prílohu zo zoznamu odstránite. Výber potvrdíte tlačidlom OK.

Overenie XML

Program XML vytvorí a overí voči pravidlám Peppol. Počas overovania sa vpravo hore zobrazí „Validujem xml súbor na schematron…“ a môže to trvať niekoľko sekúnd. Ak je všetko v poriadku, zobrazí sa hlásenie „Faktúra bola vytvorená a je validná s Peppol schémou.“ Potvrďte ho tlačidlom Beriem na vedomie.

V stĺpci e-Fa Stav sa zobrazí Vystavená a sprístupnia sa ďalšie tlačidlá.

3. Kontrola e-faktúry (vizualizácia)

Pred odoslaním si e-faktúru skontrolujte. Označte faktúru a kliknite na Vizualizácia XML eFaktúra.

Otvorí sa náhľad e-faktúry, ktorý zobrazuje údaje tak, ako sú uložené v XML. Skontrolujte najmä odberateľa, dátumy, položky, sadzby DPH a sumy. Náhľad zavriete červeným krížikom na lište Náhľad tlače.

4. Odoslanie e-faktúry

1. Označte faktúru so stavom Vystavená a kliknite na Odoslať XML do e-poštára.
2. Program potvrdí hlásením „E-faktúra bola odovzdaná na odoslanie.“ Kliknite na Beriem na vedomie.
3. Stav sa zmení na Odoslaná.

5. Sledovanie stavu e-faktúry

Aktuálny stav každej e-faktúry vidíte v stĺpci e-Fa Stav v zozname vyšlých faktúr:

Celý priebeh zobrazíte tlačidlom História stavov e-Faktúry. Okno uvádza dátum a čas každej zmeny stavu. Zavriete ho tlačidlom Zavrieť.

6. Zamietnutá e-faktúra

Ak sa v stĺpci e-Fa Stav zobrazí Zamietnutá, e-faktúra nebola prijatá. Dôvod zistíte v Histórii stavov:

1. Označte zamietnutú faktúru.
2. Kliknite na História stavov e-Faktúry.
3. Nájdite riadok Zamietnutá. Za pomlčkou je uvedený dôvod zamietnutia.

Ďalší postup závisí od dôvodu. V príklade je dôvod duplicate_conflict, čiže duplicitná faktúra: rovnaká faktúra (s rovnakým číslom) už bola odoslaná skôr a používateľ sa ju pokúsil poslať druhýkrát. Takúto faktúru znova neposielajte. Skontrolujte, či je pôvodná e-faktúra v stave Doručená.